اداره روابط عمومیچارت اداره روابط عمومی و امور بین الملل شهرداری ورامین چکیده: بر اساس آئين نامه نحوه فعاليت، وظايف و اختيارات روابط عمومی دستگاه‌هاي اجرايي، اهم فعاليتهاي روابط عمومی هر وزارتخانه يا سازمان، اجراي سياست‌هاي اطلاع رساني دولت،همکاري با رسانههاي جمعي جهت انعکاس مناسب عملکرد‌هاي بخش‌هاي مختلف،پاسخگويي به ابهام‌ها و اطلاع‌رساني درخصوص آن دستگاه، تهيه …
ادامه خواندن اداره روابط عمومی
چارت اداره روابط عمومی و امور بین الملل شهرداری ورامین
چکیده:
بر اساس آئين نامه نحوه فعاليت، وظايف و اختيارات روابط عمومی دستگاه‌هاي اجرايي، اهم فعاليتهاي روابط عمومی هر وزارتخانه يا سازمان، اجراي سياست‌هاي اطلاع رساني دولت،همکاري با رسانههاي جمعي جهت انعکاس مناسب عملکرد‌هاي بخش‌هاي مختلف،پاسخگويي به ابهام‌ها و اطلاع‌رساني درخصوص آن دستگاه، تهيه و اجراي طرح هاي تبليغاتي سازمان، اجراي مناسب مراسم و مناسبت‌ها، ايجاد حسن رابطه بين کارکنان و مسئولان دستگاه مربوط ازطريق برگزاري جلسات داخلي، نظارت بر انتشارات و نشريات دستگاه، مديريت پايگاه‌هاي اطلاع رساني الکترونيک دستگاه و افکارسنجي عمومي و دستگاهي است.
در سال های اخیر با توجه به گسترش رسانه ها و افزایش سطح سواد و تحصیلات مردم، شاهد افزایش مطالبات شهروندان از شهرداری ها هستیم و تحقق این مطالبات نیازمند اطلاع رسانی در خصوص قابلیت ها و نقاط قوت شهرداری ها و آموزش شهروندی است كه بخش عمده آن از طریق روابط عمومی شهرداری ها صورت می پذیرد.
ايجاد زمينه هاي لازم جهت پل ارتباطي و مشاوره اي در راستاي جلوگيري از بروز مشكلات و معضلات شهري و شهرسازي ايجاد شده ناشی از ناآگاهي مردم از قوانين و مقررات از وظایف یک رسانه برای ایجاد پل وتعامل دوطرفه بین مردم و شهرداری می باشد.
هدف اصلی روابط‌عمومی و امور بین‌الملل در مجموعه شهرداری باید، انجام مجموعه‌اي از اقدامات و تلاش‌هاي آگاهانه، سنجيده و برنامه ريزي شده به منظور جلب مشاركت عمومي، استقراء و كسب تفاهم متقابل بين شهرداری و گروه‌هاي مورد ارتباط آن و انعکاس اخبار و گزارش‌های شهرداری که سعی دارد با تکیه بر دانش، فن، هنر و تخصص كه داراي اصول فلسفي خاصي باشد.
رویکرد ارتباط با رسانه ها:
رسانه‌‌های جمعی اعم از نشریات، خبرگزاری‌ها و صدا و سیما، نقش اطلاع رساني در جامعه را بر عهده دارند و اين مهم بر عملكرد روابط‌عمومی و نقش آن در ارتباط با رسانه‌ها تاكيد دارد. هدف و افق دید روابط عمومی و امور بین‌الملل شهرداری باید برقراری ارتباط و تعاملی دو سويه و بصورت فعال با اصحاب رسانه باشد و ارتباط با رسانه‌ها تنها ارسال اخبار و گزارش عملكرد نباید باشد.
عمده فعاليت هایی که باید در این حوزه انجام شود :
*تهیه و ارسال خبر و گزارش‌های خبري
*برگزاري مصاحبه و جلسات پرسش و پاسخ بین شخص شهردار و مدیران شهرداری
*جوابگويي به رسانه‌ها در مواردي كه سوالي مطرح گردد
*برگزاري تور بازديد اصحاب رسانه از فعاليت ها و پروژه‌هاي شاخص
*برگزاري جلسات و نشست هاي كاري با اصحاب رسانه
*تهيه بولتن خبري از نشریات و خبرگزاری‌های استان
*تهيه آرشيو فيلم و صدا از اخبار منعكس شده از صداوسيما
*تهيه گزارش عملكرد از فعاليتهاي بخش ارتباط با رسانه
ارتباطات مردمي
ديدار چهره به چهره هميشه از اساسي‌ترین ابزار ارتباطات بوده و هست. روابط عمومی شهرداری که در مجموعه شهرداری باید مسئول پیگیری و پاسخگویی مشکلات شهروندان باشد باید با برنامه‌ریزی جهت برگزاری دیدارهای هفتگی شخص شهردار و همچنین مدیران، مشاوران و شهرداران مناطق به تحقق این امر احتمام ورزد. با اين نوع ارتباطات بسياري از مشكلات بصورت آني مرتفع گردیده و موجبات رضایتمندی مراجعین را فراهم می‌آورد.
عمده فعاليت هایی که باید در این حوزه انجام شود :
*تهيه و تنظيم تقويم ملاقات مردمي شهردار، مدیران شهرداری، مشاوران شهردار و سایر مسئولان شهرداری
*تهيه گزارش از روند اجراي اين ملاقات‌ها
*ارزيابي اين نشست‌ها و ملاقات‌ها با ابزار فرم‌هاي نظرسنجي
*برنامه ريزي براي نشست‌هاي صميمي همكاران با مديران
*برنامه‌ریزی حضورمديران در مجامع عمومي (نمازجمعه،اجتماعات ملي ومذهبي و… )
همايش / مراسم / نمايشگاه
روابط عمومی و امور بین‌الملل شهرداری، باید برگزاري همايش‌ها، مراسم‌ها و همچنین شرکت در نمايشگاه‌ها را فرصتی مناسب براي معرفي دستاورد‌ها و خدمات شهرداری دانسته و ضمن داشتن تقويم برگزاري اينگونه برنامه‌ها نسبت به برنامه‌ریزی آنها اقدام نموده است.
عمده فعاليت هایی که باید در این حوزه انجام شود :
*تهيه تقويم برگزاري همايش / مراسم / نمايشگاه‌های استانی
*برنامه ريزي عملياتي برگزاري نمايشگاه‌ها
*استفاده از امكانات مدرن روز دربرگزاری همايش ها، مراسم و نمايشگاه‌ها
انتشارات
يكي ديگر از ابزار‌هاي روابط‌عمومی براي نشر و اطلاع رساني برنامه‌های شهرداری فعاليت‌هايی در غالب انتشارات مي‌باشد. بر اين اساس ضمن تبیین اهداف اداره انتشارات، تقويم زمان بندي شده اي براي تمامي برنامه‌ها تهيه و بر اساس آن فعاليت نمايد.
عمده فعاليت هایی که باید در این حوزه انجام شود :
*تهیه و تدوین تقويم فعاليت انتشاراتي درسال
*پوشش تمام فعاليتهاي مديريت در حوزه انتشارات درقالب بروشور، بنر، استند، سي دي، كاتالوگ، پوستر و…
عمده فعاليت هایی که باید در این حوزه انجام شود :
تهيه تقويم آذين بندي جهت ساختمان‌های اداري به مناسبت‌هاي مختلف و نظارت بر انجام آنها
نظارت بر تزئين فضاي داخلي و بيروني ساختمان‌هاي شهرداری‌ها، سازمان‌ها و معاونت‌ها
نصب پوستر‌ها، بنرها، اقلام تبليغاتي و فضاسازی محیطی در محیط شهری
نظارت بر طرح تبلیغات محیطی سطح شهر
ورود و بکارگیری ابزارهای جدید تبلیغات محیطی در سطح شهر
سمعي و بصري:
باید با تشکیل واحد سمعی و بصری در زیرمجموعه اداره روابط‌عمومی و تهيه اسناد تصويری اعم از عکس و فیلم از فعاليت‌های شهرداری که بسيار مهم و ضروري است و همچنین تهیه و تدوین آرشيوي از آنها به این اداره محول گردد، و با توجه به این مورد که سمعي و بصري پیشانی و نمای این اداره براي مخاطب است احتمامی ویژه به عملکرد آن توجه شود.
عمده فعاليت هایی که باید در این حوزه انجام شود :
داشتن آرشيو فني و طبقه‌بندی شده از فعاليت هاي سمعي بصري
قابل ارائه بودن اين فعاليت در كمترين زمان به مديريت (بصورت الكترونيكي و یا حجمي)
تهیه و پخش تصاوير در پرتال‌های پخش تصاویر در ساختمان‌های شهرداری و همچنین نمایش در برنامه‌ها و مناسبت‌های مختلف
پژوهش و افكار سنجي
با توجه به لزوم پژوهش و آگاهی در عملکرد شهرداری ، داشتن و انجام عملیات پژوهش، آن هم بصورت افكارسنجي از نکات ویژه و قابل توجه باید باشد، علت اين امر بدست آوردن اطلاعات فوري از روند فعاليتي است كه توسط مجموعه و کارمندان انجام مي شود و در مرحله بعد بررسی و تهیه گزارش از آن برای بررسی خطاهای احتمالی و نقاط ضعف و قوت می باشد.
عمده فعاليت هایی که باید در این حوزه انجام شود :
تدوین طرح نظرسنجي طي يكسال براي فعاليتهاي درون سازماني و همچنین برون سازماني
تهیه فرم‌هاي خام نظرسنجي براي موضوعات خاص و يا در مواردی موضوعات کلی
انجام پروژه‌های نظرسنجي با هماهنگي مديريت‌ها در برنامه‌های مختلف
بازديد از پروژه ها / افتتاحيه ها /ملاقات با مسئولين استانی
با توجه به اهميت پروژه‌های فنی و عمرانی شهرداری كه از نظر اقتصادي ، اجتماعي و حتي سياسي مي تواند در بافت کلان‌شهری تغيیر حاصل نمايد، اداره روابط‌عمومی و امور بین‌الملل باید ضمن آگاهی و اطلاع کامل از روند انجام این طرح‌ها در مواردی به بازدید از این پروژه همراه با
شهردار و مسئولین شهری و استانی، انجام شود و به تبع آن در جریان روند انجام آن پروژه‌ها قرار گیرد و در مرحله بعد اطلاع‌رسانی آن بپردازد.
عمده فعاليت هایی که باید در این حوزه انجام شود :
حضور مدیر کل روابط‌عمومی طي برگزاري اين برنامه ها بصورت فعال
تهيه خبر و گزارش خبري با تصريح به رسانههاي گروهي ملي و استانی
ارتباطات
ارتباطات الكترونيكي:
سرعت انتقال اطلاعات و اخبار در عرصه كنوني جهان باعث تحولات بزرگي در شكل گيري هر جامعه شده است. اداره روابط عمومی و امور بین‌الملل شهرداری ورامین نیز بعنوان محل و مأمن ايجاد ارتباطات برون سازماني شهرداری باید با استفاده از اين شيوه‌‌هاي جديد اطلاع‌رساني، ضمن سرعت بخشیدن به فرآيند ارسال اخبار و گزارش‌ها، باعث رشد و ثبات فعاليتهاي فرهنگی و اطلاع‌رسانی كه پايه و اساس رشد سازماني شود.
عمده فعاليت هایی که باید در این حوزه انجام شود :
به روز بودن و داشتن اطلاعات كافي و بهره گيري از فن آوري‌ها در زمینه حوزه آی تی
ايجاد ارتباط الكترونيكي بصورت مداوم
ايجاد صندوق پستي الكترونيكي اختصاصي روابط‌عمومی
درج اخبار بخش خبری پایگاه اطلاع رسانی بصورت روزانه
بروزرسانی و پیگیری امور پرتال اطلاع‌رسانی شهرداری
پيام كوتاه
ارسال پيام كوتاه از طريق تلفن همراه يكي از پرجاذبه‌ترین وسيله ارتباطي بصورت فردي وگروهي است. اداره کل روابط‌عمومی و امور بین‌الملل شهرداری با تهیه سامانه پیامک و استفاده از اين ابزار ضمن ارسال پيامك و اطلاع‌رسانی برنامه‌ها و پروژه‌ها امکان دریافت نظرات و پیشنهادات از طریق این سامانه را ایجاد نماید.
عمده فعاليت
تهیه ليست تلفن همراه مخاطبان (شامل مدیران و مسئولان دولتی، استانی، شهری، سازمانی – خبرنگاران – کارکنان شهرداری- و …) بصورت گروه بندي شده
ارسال پیامک برای اطلاع‌رسانی مراسم‌ها و برنامه‌های شهرداری و اداره کل روابط عمومی و امور بین الملل شهرداری
در سال‌های اخیر روابط‌عمومی ها دچار دستخوش تغییرات بسیاری شده‌اند که حاصل آن فهم و درک متقابل از رسانه‌ها برای اطلاع‌رسانی شفاف، موثر و کارآمد به مخاطبان و شهروندان بوده است. از این رو با توجه به پیشینه تاریخی این علم و نقش مهم روابط‌عمومی در تعامل موثر ومتقابل با شهروندان شناخت مدیران شهری و کارکنان روابط‌عمومی از نقش و وظایفشان بسیار ضروری است.
صدای شهرداری از طریق روابط‌عمومی شنیده می‌شود و در مقابل پیام و مطالبات شهروندان از طریق روابط‌عمومی به مدیران شهری می‌رسد. به همین دلیل برخورد درست و حرفه‌ای کارکنان روابط عمومی،می‌تواند منجر به جلب مشارکت شهروندان در پروژه‌های شهری شود.
ذکر این نکته نیز خالی از لطف نیست که تفکیک وظایف روابط‌عمومی از تشریفات نکته مهمی است که باید مدیریت شهری به آن توجه ویژه‌ای داشته باشد.
عموم شهروندان محترم می توانند کلیه درخواست خود پیرامون مسائل شهری را بصورت شبانه روزی از طریق واحد ۱۳۷ دنبال نموده و یا با شماره تلفن ۳۶۲۴۲۵۲۵ داخلی ۳۹۴-۲۱۷- ۳۴۶ اداره روابط عمومی و امور بین الملل شهرداری ورامین تماس حاصل نمایید.